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業務ブログ

警告！プライバシーマーク取得会社はメール便を使わないでください

こんにちは。天野です。

先日、新規業者さんとの取引が始まりました。

プライバシーマークを取得されている
会社様です。

口座自動引き落とし申し込み用紙の記入依頼
を受けました。

営業の方が、翌々月からは自動引き落としになるとの
説明をしていかれお持ち帰りされました。

そして、翌々月の請求書、
引き落としの記載がありません。

請求書の問い合わせ先へ電話してみると、、、
なんとも歯にモノの挟まった言い方のまま、
返事が2日経っても、ませんでした。

営業さんにその旨を伝え、
社内確認の依頼をしました。

営業さんは、
「もう一度書類書いてもらった方が早いと思いますので、
今、書類ありますから書いてもらえませんか？」
の返答でした。

会社の社員と引き落とし口座が書いてある、
大切な書類です。

何度も催促するも、『調査中』の回答
こちらで、引き落とし先の銀行に
電話すると、ほんの3分で、
「この引き落とし申込書は、
銀行で受付がまだされていません。

受付されていれば、全店で確認出来ますし、
通常印鑑照合が1週間前後で完了します」
との回答でした。

そして、その旨を伝え、
ようやく3日後、
大捜査をして頂く事が出来ました。

今回の人的ミスは、

・口座引き落としの申込書を
路線会社のメール便を利用していたこと。

・そのメール便は、
社内で一括でまとめて布袋に１つの荷物として集荷され、
中身の照合が出来ない状態でした。

・一つ一つに送り状番号がなく、
追跡調査が出来ないこと。

・支店間で、受け渡しの有無が確認されなかったこと。

当社がお客様へメール便の利用をされたいと相談された場合、
必ず伝えている事が守られていませんでした。

この取り扱いは、本来、貴重品扱いでも
よかったぐらいです。

あなたも、もしプライバシーマークを取っただけで、
社内体制の見直しがされていないのであれば、
とても危険です。



あなたの会社の信用を失う前に、
路線会社の上手な活用術を
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よろしければ、
こちらでノウハウをお伝えしていますので、
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会社様です。

口座自動引き落とし申し込み用紙の記入依頼
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説明をしていかれお持ち帰りされました。

そして、翌々月の請求書、
引き落としの記載がありません。

請求書の問い合わせ先へ電話してみると、、、
なんとも歯にモノの挟まった言い方のまま、
返事が2日経っても、ませんでした。

営業さんにその旨を伝え、
社内確認の依頼をしました。

営業さんは、
「もう一度書類書いてもらった方が早いと思いますので、
今、書類ありますから書いてもらえませんか？」
の返答でした。

会社の社員と引き落とし口座が書いてある、
大切な書類です。

何度も催促するも、『調査中』の回答
こちらで、引き落とし先の銀行に
電話すると、ほんの3分で、
「この引き落とし申込書は、
銀行で受付がまだされていません。

受付されていれば、全店で確認出来ますし、
通常印鑑照合が1週間前後で完了します」
との回答でした。

そして、その旨を伝え、
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今回の人的ミスは、

・口座引き落としの申込書を
路線会社のメール便を利用していたこと。

・そのメール便は、
社内で一括でまとめて布袋に１つの荷物として集荷され、
中身の照合が出来ない状態でした。

・一つ一つに送り状番号がなく、
追跡調査が出来ないこと。

・支店間で、受け渡しの有無が確認されなかったこと。

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